Persönliche Assistenz (m/w/d) in Essen

eine mittelständische Steuerberatungskanzlei aus Essen, sucht für einen ihrer Partner eine persönliche Assistenz. Diese Position erfordert äußerste Diskretion, Eigeninitiative und Organisationsfähigkeit. Deine Rolle besteht darin, dem Vorgesetzten bei administrativen, organisatorischen und kommunikativen Aufgaben zu helfen, um sicherzustellen, dass der Arbeitsablauf reibungslos verläuft und der Vorgesetzte effizient arbeiten kann. Die Kanzlei unterhält mehrere Standorte und beschäftigt etwa 100 Mitarbeiter. Weitere Informationen teilen wir gerne nach Kontaktaufnahme mit.

Ihre Aufgaben im Rahmen der Assistenz für den verantwortlichen Partner:

• Verwaltung und Koordination des Outlook-Kalenders für geschäftliche Termine

• Organisation und Abstimmung von Geschäftsterminen mit internen und externen Ansprechpartnern

• Kalkulation und Erstellung von Angeboten

• Datenauswertungen zur Rechnungsstellung sowie das Verfassen von Mahnungen

• Pflege von Stammdaten im System für eine strukturierte Datenbasis

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Zusätzliche Aufgaben im Assistenzteam:

• Vertretung am Empfang und in der Telefonzentrale zur Sicherstellung der Erreichbarkeit

• Bearbeitung des Postein- und -ausgangs sowie elektronische Erfassung über DMS

• Fristenkontrolle zur Einhaltung wichtiger Termine und Deadlines

• Erstellung von Rundschreiben und Serienbriefen für die interne und externe Kommunikation

• Führen von Teamprotokollen zur Dokumentation von Besprechungen

• Buchung von Hotels, Seminaren und Veranstaltungen

• Onboarding neuer Mandanten sowie Anlage von Aufträgen im System

• Nicht die passende Stelle für Sie?

• Kein Problem – wir haben zahlreiche attraktive Positionen, die nicht öffentlich ausgeschrieben sind. Durch unsere vertraulichen Netzwerke bieten wir Ihnen exklusive Jobchancen, die auf Ihre Stärken und Wünsche zugeschnitten sind.

• Kontaktieren Sie uns noch heute – wir beraten Sie gerne persönlich und unterstützen Sie bei Ihrem nächsten Karriereschritt.

• ✅eine 40-Stunden-Woche

• ✅Gleitzeit

• ✅30 Tage Urlaub

• ✅regelmäßige Feedbackgespräche

• ✅Einarbeitung durch den Partner

• ✅ein interessantes und anspruchsvolles Aufgabengebiet mit großen persönlichen Entfaltungsmöglichkeiten sowie beruflichen und fachlichen Perspektiven

• ✅ein sympathisches Team mit flachen Hierarchien

• ✅regelmäßige Teammeetings, Teamevents und Ausflüge

• ✅eine attraktive Vergütung

• ✅kostenfreie Parkplätze sowie gute Anbindung an den ÖPNV

• ✅ein digitaler Arbeitsplatz

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung mit relevanter Berufserfahrung im administrativen oder Assistenzbereich

• Sicherer Umgang mit dem MS Office-Paket (Word, Excel, Outlook) zur effizienten Bearbeitung aller Büroaufgaben

• Kommunikationsstärke, Empathie und ein selbstbewusstes Auftreten, um professionell mit Mandanten, Partnern und im Team zu agieren

• Ausgeprägte Koordinations- und Organisationsfähigkeiten für den souveränen Umgang mit vielseitigen Aufgaben

• Hohe Zuverlässigkeit sowie eine verantwortungsvolle und strukturierte Arbeitsweise

• Eigeninitiative und proaktives Handeln, um Abläufe aktiv mitzugestalten und stetig zu optimieren